Gestión de licencias multi-país

¿Cuántos días de vacaciones le quedan a un empleado en Perú? ¿Puede aprobar una licencia en México si ya hay otro del equipo ausente esas fechas? ¿El contador de días contempla el convenio colectivo de Argentina? Estas preguntas, que en muchas empresas se responden con un Excel y varios mails, en Cooper Bros Group se responden en segundos desde cualquier dispositivo.

El cliente

Cooper Bros Group es un grupo de empresas especializado en ajuste de pérdidas y peritaje para la industria aseguradora en América Latina. Con equipos distribuidos en ocho países, necesitaba una solución centralizada para gestionar las licencias de su personal respetando la legislación laboral de cada país, sin perder simplicidad operativa.

El problema

Gestionar licencias en una empresa multinacional parece simple hasta que aparece la complejidad real: las vacaciones en Argentina se calculan por convenio colectivo y varían según la antigüedad; en Brasil tienen otro nombre y otras reglas; en Perú, otras. Los supervisores no tenían visibilidad de quién de su equipo ya estaba ausente antes de aprobar una solicitud. RRHH gestionaba todo con planillas y correos electrónicos.

La solución

Cooper HR es una plataforma web de gestión de recursos humanos con un módulo completo de licencias:

Para los empleados:

• Ven su saldo de días actualizado en tiempo real, por tipo de licencia
• Solicitan licencias en pocos clics, eligiendo fechas y tipo
• El sistema calcula automáticamente los días (hábiles, corridos o turnos) sin contar fines de semana ni feriados locales
• Reciben notificación de aprobación o rechazo con motivo

Para los supervisores:

• Ven las solicitudes pendientes de su equipo en una bandeja de entrada
• Antes de aprobar, pueden revisar las ausencias ya programadas para esas fechas
• Aprueban o rechazan con un clic, con registro de motivo si rechazan
• Al aprobar, el sistema activa automáticamente el mensaje de Out-of-Office en el correo Exchange del empleado

Para RRHH:

• Configura los tipos de licencia de cada país sin tocar código
• Define reglas de vacaciones por tramos de antigüedad
• Asigna días extra individuales para casos especiales
• Tiene visibilidad total del estado de licencias de toda la organización

Multi-país real: cada país tiene su propio catálogo de licencias (Argentina tiene 12 tipos, Brasil 7, Paraguay 6, Ecuador 3, etc.) con sus propias reglas. Un empleado de Brasil nunca ve las licencias de Argentina y viceversa.

Tecnologías

• JFaster (framework propio de Faster Software)
• Java, MySQL
• Integración Microsoft Exchange (Out-of-Office automático)
• Despliegue en servidor propio de Cooper Bros Group

Resultado

Cooper Bros Group gestiona digitalmente las licencias de su personal en 8 países, con reglas laborales configuradas por país y balance automático para cada empleado. Los supervisores aprueban solicitudes en segundos con información completa. RRHH dejó de administrar planillas y mails para dedicarse a tareas de mayor valor. Y cuando un empleado se toma unos días, su Out-of-Office se activa solo.