Rendición de gastos con IA

Sacar una foto al ticket del taxi, subir el archivo y que el sistema complete automáticamente la fecha, el proveedor, el monto, el IVA y las percepciones. Sin tipear nada. Eso es lo que hace el nuevo sistema de rendición de gastos de Cooper Bros Group — y es solo una de las funcionalidades que Faster Software desarrolló para digitalizar un proceso que antes vivía en planillas y correos electrónicos.

El cliente

Cooper Bros Group es un grupo de empresas especializado en ajuste de pérdidas y peritaje para la industria aseguradora en América Latina, con oficinas en Argentina, Brasil, Uruguay, Perú, Paraguay, México, Ecuador y Chile. Sus empleados generan gastos operativos en múltiples países, monedas y regímenes fiscales.

El problema

Gestionar rendiciones de gastos en una empresa multinacional con distintas monedas, reglas fiscales por país y un flujo de aprobación estructurado (empleado → revisión → aprobación) era un proceso manual: planillas Excel, emails con adjuntos, sin trazabilidad del estado de cada rendición y sin forma estandarizada de cargar comprobantes de distintos países.

La solución

Cooper Expenses es una plataforma web de rendición de gastos con las siguientes capacidades:

Carga inteligente de comprobantes:

El empleado sube una foto o PDF del comprobante y el sistema usa GPT-4o-mini para extraer automáticamente todos los campos: fecha, tipo de factura, CUIT, proveedor, moneda, gravado, IVA, percepciones y total. El sistema aplica reglas específicas por país para interpretar correctamente cada tipo de comprobante.

Multi-país y multi-moneda:

Cada rendición puede tener líneas en distintas monedas con tipo de cambio configurable. El total se convierte automáticamente a la moneda base para consolidación. Las reglas fiscales (IVA, percepciones de Ganancias e IIBB, km de auto particular) se configuran por país.

Asignación a casos Cooper:

Los gastos se pueden prorratear entre múltiples casos de siniestros con porcentaje de distribución. El sistema valida que los porcentajes sumen 100%.

Flujo de aprobación estructurado:

• El empleado crea la rendición, carga los comprobantes y la envía.
• El responsable de cada oficina revisa línea por línea, marcando cada comprobante como OK.
• Administración aprueba la rendición completa.
• Cada modificación posterior del empleado descarta automáticamente las revisiones previas.

Integración con el ecosistema Cooper:

Cooper Expenses forma parte de un conjunto de aplicaciones desarrolladas por Faster Software para Cooper Bros Group — incluyendo la intranet corporativa y el sistema de gestión de licencias de RRHH — compartiendo usuarios, oficinas y estructura organizacional.

Tecnologías

• JFaster (framework propio de Faster Software)
• Java, MySQL
• Inteligencia Artificial: GPT-4o-mini (OpenAI) para OCR y extracción de datos
• Almacenamiento de comprobantes: AWS S3
• Integración con sistema Cooper (usuarios, oficinas, casos)

Resultado

Cooper Bros Group reemplaza las planillas y los correos electrónicos por un sistema centralizado donde cada rendición tiene trazabilidad completa, los comprobantes quedan almacenados digitalmente y el tiempo de carga se reduce drásticamente gracias al procesamiento automático con IA. El sistema cubre todas las oficinas de la empresa en América Latina desde el día uno.